DE COMO LAS TABLETS PUEDEN HACER MÁS EFICIENTE SU EMPRESA
(POR PEQUEÑA QUE ESTA SEA)
I. INTRODUCCIÓN.
Liberaris.com nace con la intención de llevar a las empresas los avances tecnológicos producidos en el campo de la informática de consumo. ¿Y como podemos hacerlo?.Pues nos serviremos de la experiencia ofrecida, entre otros, por este bufete de abogados laboralistas de Madrid, que han introducido el uso de las tablets en su día a día. ¿Y como lo utilizan? Pues muy sencillo, han eliminado esa montaña de papeles que solía poblar su despacho, y ahora tienen toda esa documentación introducida dentro de su tablet. 
¿Alguien se imagina a una empresa de hoy en día sin ordenador? ¿Llevando su contabilidad en papel, los pedidos, las facturas, etc.? ¿Sería competitiva hoy en día? ¿Podría competir hoy en día con el resto de empresas? ¿ O sería barrida sin contemplaciones por el mercado? Aunque sin embargo, ¿acaso el no disponer de ordenadores le iba a suponer tener peores productos, o venderlos a precios más elevados?
Realmente a nivel de producto no supondría ninguna incidencia. Los productos serían los mismos. La incompetencia vendría por otro lado. Esa empresa no sería tan flexible ni ágil como las demás. Perderían tiempo en situaciones que las demás empresas podrían resolver en un par de clicks. Eso, a la larga, haría que la empresa en cuestión fuera mucho más rígida, de movimientos más lentos, lo que le estaría dando una ventaja enorme a la competencia.
Eso es lo que pasará en cuestión de pocos años con los moviles libres y tablet android y sus aplicaciones en la empresa.
Porque, pensémoslo bien, podemos gastarnos 700 € (el que los tenga) en un móvil de última generación. ¿Pero para qué? Básicamente para estar conectados. ¿Y para qué? ¿Para recibir las últimas tonterías que corren por Whatsapp? Bueno, también lo utilizamos para otras cosas, pero a nivel personal está demostrado que una gran parte del tiempo pasado con el móvil se gasta, básicamente, en tonterías, ya sean tonterías de Facebook, tonterías de whatsapp, o tonterías del correo personal.
Es decir, nos gastamos 700 € para estar conectados con nuestro móvil personal, pero nos duele gastarnos 100 o 125 € por Tablet para innovar en nuestra empresa, ser más eficientes, hacer mejores presentaciones a los clientes, y ser más ágiles y eficientes.
Bien.
Si he conseguido captar su atención, debería seguir leyendo, podemos hacer que su empresa sea más eficiente. Sino, que le vaya bien en el pasado, salude a las empresas desaparecidas de nuestra parte.
II. PRESENTACIÓN DE UN CASO TÍPICO.
Hasta ahora la dinámica de una empresa comercial podía ser algo parecido a esto:
-El comercial salía de la oficina con sus catálogos y sus hojas impresas (listas de precios, ofertas, novedades, listados de clientes, etc.) y se disponía a hacer su ruta, visitando a los clientes establecidos, y a los que se fuera encontrando por el camino.
-Una vez en el establecimiento de los clientes, el comercial les enseñaba el catálogo, los posters o el material que hubiera traído para la ocasión.
-Si surgía la ocasión, el cliente hacía un pedido, y el comercial lo apuntaba, generalmente en la agenda, o en el libro de notas destinado a tal efecto (o en muchas ocasiones, en donde surgiera, esto lo hemos visto todos).
-Tras esto, el comercial pasaba el pedido a quién le correspondiera, administración, el call-center, etc. y ese pedido era grabado.
Este podría ser el funcionamiento típico de una visita comercial, aunque evidentemente, existe cientos de variantes a todo este proceso, algunas de las cuales se detallarán también más adelante.
III. DE COMO LAS TABLETS PUEDEN AYUDAR A CULQUIER EMPRESA, INCLUSO A LA QUE LLEVA SU CONTABILIDAD EN PAPEL.
Pongámonos en el caso más extremo. Imaginemos una empresa tan poco informatizada que todavía lleva su contabilidad en papel. ¿Puede una inversión en tablets y/o smartphones ser beneficiosa para ella?
La respuesta es clara y contundente: SÍ.
Para ello, valgámonos de la rutina habitual de un comercial de ventas explicada en el punto II.
Mejora 1: Fuera papeles.
La primera mejora es evidente. Nuestro agente comercial puede prescindir de catálogos, papeles, tarifas, fotografías y todo tipo de documentos impresos para portar únicamente una Tablet android. En la Tablet cabe todo eso y mucho más. Imaginemos la cantidad de peso y trastos que nos dejamos en casa. Si pensamos en el caso de un distribuidor multimarca, no prescindimos sólo de un catálogo, de una tarifa, etc, sino que esas empresas suelen vender productos de varias empresas, por tanto contamos con el catálogo de la empresa X, el de la empresa Y, el de la empresa Z, los precios de la empresa X, de la empresa Y…
De golpe y porrazo hemos hecho el trabajo de nuestro comercial mucho más práctico y funcional. ( ¿Sabía usted que los pilotos de aviación están sustituyendo su maleta de documentación obligatoria por tablets, pues en la Tablet tienen la misma información? Leer el blog para másinformación).
Mejora 2. Imagen y presentación.
Seamos francos. A estas alturas de la vida, causa mucha mejor impresión ver a un comercial hacer una presentación con una Tablet android que con un viejo y gastado catálogo, mientras busca la hoja de la oferta entre su carpeta. La imagen de nuestro equipo de ventas mejora notablemente con una Tablet.
Pero este argumento se queda pequeño comparado con el siguiente.
La presentación que se puede hacer con una Tablet es, de largo, mucho mejor e impactante que la que se le puede hacer con un catálogo. En una Tablet podemos tener los catálogos en formato PDF, por lo que se los podemos mostrar al cliente y ampliarle el tamaño de la imagen todo lo que quiera. Podemos tener fotografías en alta resolución de los productos, y de nuevo podemos mostrárselas con mayor zoom. Podemos hacer presentaciones muy impactantes como las que hay en el sitio Prezi.com, presentaciones muy visuales, que entren al cliente por los ojos. Pero es que también podemos tener audios o vídeos. Dependiendo de lo que venda nuestra empresa, podemos presentarle al cliente esos vídeos en los que aparecen las mejoras que va a obtener con nuestros productos.
¿Todavía sigues pensando que con un catálogo impreso basta?
Mejora 3. Seguridad.
Antes hemos dicho que nuestro comercial iba a los sitios de los clientes con tarifas de precios, catálogos u ofertas. ¿Qué ocurriría si uno de esos documentos se perdiese por error en el establecimiento del cliente, o del posible cliente?¿Y qué pasaría si por casualidades de la vida, la primera persona que lo viese fuese un comercial de la competencia que ha pasado por allí 15 minutos después que nuestro agente? Imaginemos que el papel que se pierde es una oferta muy agresiva que nuestra empresa va a lanzar a nivel nacional en 7 días. La competencia avisada con antelación.
Este es un riesgo menor, sí, pero estos imprevistos ocurren. Cuando se visita clientes con una carpeta repleta de papeles es un riesgo que se corre.
Pero también pueden perderse muchas otras cosas, como las hojas en donde hemos apuntado los pedidos. Imaginemos un fructífero día en el que nuestro comercial ha conseguido varios pedidos, de nuevos clientes además. Todo son alegrías y gritos de júbilo cuando de repente descubrimos que la hoja en donde se han apuntado esos pedidos no aparece… Siempre podemos volver a llamar a los clientes
“-Oiga, señor X, me puede volver a repetir el pedido que me ha dado antes, es que ha ocurrido un imprevisto y hemos perdido su pedido”
Suena bien, ¿verdad?. Si los pedidos se hubiesen apuntado en una de las muchas aplicaciones que existen para apuntar cosas en una tablet android, esto no hubiera pasado.
“-Oiga, señor X, me puede volver a repetir el pedido que me ha dado antes, es que ha ocurrido un imprevisto y hemos perdido su pedido”
Suena bien, ¿verdad?. Si los pedidos se hubiesen apuntado en una de las muchas aplicaciones que existen para apuntar cosas en una tablet android, esto no hubiera pasado.
Como vemos, incluso para la empresa más alejada de la tecnología una Tablet puede ser una buena fuente de eficiencia, pues desde cualquier ordenador se pueden traspasar los archivos necesarios, bien a una memoria USB externa, bien a la propia Tablet. Si además optamos por una Tablet con 3G, como nuestra 7WG, esa misma Tablet permite estar siempre conectado gracias a esta tecnología, además de poder ser utilizada como teléfono. 
La tecnología 3G nos abre mucho más el abanico de posibilidades ( lo desarrollaremos en el siguiente punto), pero incluso para nuestra empresa troglodita puede ser útil. Si tenemos 3G podemos mostrar los archivos en PDF desde sitios web como SlideShare, o podemos mostrarle los vídeos desde el canal de YouTube de nuestra empresa. También podemos descargar una hoja de cálculo desde la carpeta de la empresa de DropBox.
IV. EN BUSCA DE LA EMPRESA 2.0
Evidentemente a día de hoy ninguna empresa está tan atrasada como en este ejemplo. Hemos utilizado lo que se conoce como reducción al absurdo, en este caso, para comprobar la utilidad o no de nuestras tablets. Creo que hemos demostrado como incluso en el escenario más adverso las Tablet pueden ser un alíado profesional de primer nivel.
Ahora vayamos con casos más cercanos a la realidad para tratar de llevarlos hasta la excelencia.
Ya tenemos a nuestros comerciales vendiendo sobre tablets. Contamos con unas presentaciones fabulosas en Prezi.com que conquistan por los ojos a los clientes. Además apoyamos las presentaciones con vídeos y audios, y mostramos catálogos en PDF y fotografías en gran resolución. ¿Cómo pueden seguir ayudándonos los moviles libres y Tablet android de Liberaris.com?
– Si toda la empresa está interconectada con smartphones y tablets con 3G, podemos crear un grupo profesional de whatsapp u otras aplicaciones similares y mantener conversaciones internas. En el ejemplo anterior en el que el comercial ha hecho una venta, este puede avisar al grupo de que se trata de una venta que hay que entregar urgentemente. Si el personal de administración, almacén, dirección y reparto tienen acceso al grupo, ellos mismos se pueden ir organizando, cada uno de manera autónoma, para hacer la entrega lo más rápidamente posible. Este puede parecer un tema menor, pero imaginemos que hemos conseguido captar a un cliente de la competencia descontento. Y la posibilidad de captarlo definitivamente o sólo durante un día depende de nuestra rapidez a la hora de gestionar un hecho imprevisto como este.
El comercial avisa al grupo de la venta y de la necesidad de servirla lo más rápidamente posible. El personal de almacén avisa de que puede tener listo el pedido en X minutos, y los repartidores avisan de sus circunstancias particulares, uno dice que está a 100 kms y que hasta por la tarde no puede, otro dice que podría en un par de horas, y el otro dice que podría hacerlo si deja un par de repartos menos importantes para después. El jefe de ventas, que también está en el grupo, da la autorización para posponer dos repartos y dar prioridad a este.
Así, en cuestión de minutos, la empresa responde con agilidad y decisión ante un imprevisto, consiguiendo captar un cliente descontento con la competencia.
¿Y ahora respóndame, cuál es el valor económico de una acción como esta? ¿Cuánto vale captar un cliente de la competencia? ¿ Cuánto vale conservar un cliente al que le hemos fallado, pero que gracias a nuestra rapidez de respuesta, conseguimos invertir la situación y conservarlo? Yo no puedo decirle cuanto vale una actuación como esta, pero sí puedo decirle cuanto cuesta.
Para el caso del ejemplo, con una tablet android y cuatro moviles libres, podríamos estar hablando de entre 600 y 800 €. Alrededor de 700 € por varios dispositivos que nos van a permitir ser eficientes, ágiles y veloces, además de estar siempre coordinados, sin duplicar órdenes, o que estas se pierdan. 700€ por más de un año de conexión y eficiencia que nos pueden permitir provocar muchas más situaciones como estas.
– Si nuestro programa de gestión empresarial o ERP lo permite, podemos conectar las tablets con este programa, entrando en una nueva dimensión y aprovechando al máximo la tecnología disponible. Al conectar las tablets al programa de gestión conseguimos que cada comercial tenga acceso al mismo, con lo que eso supone de flujo de datos en tiempo real.
En nuestro ejemplo anterior, el comercial ha conseguido una venta. Pero en lugar de apuntarlo en una hoja de papel, o en una aplicación destinada a tal efecto en la Tablet, lo graba directamente en el programa de la empresa. Y hace la salida de mercancías de manera real, es decir, lo da de baja del stock, además de hacerle la factura al cliente. Todo esto lo puede hacer el mismo comercial desde su Tablet en el mismo establecimiento del cliente. Y lo puede ver el jefe de ventas desde su ordenador, pues todos estos datos se pueden actualizar al momento en el ERP de la empresa. ¡Esto va a suponer una auténtica revolución en la forma de vender y gestionar!
En los ejemplos antes mostrados, el comercial debía apuntar los pedidos, para luego pasarlos, bien a administración, bien al call center. Gracias a estas aplicaciones, estamos ganando muchísima agilidad, permitiendo que el comercial se dedique a vender, no a apuntar pedidos en hojas de papel, que administración se dedique a administrar, o el call center a llamar a los clientes, no a recibir las llamadas de los comerciales pasando pedidos. Minimizamos el tiempo perdido por cada departamento, haciendo que cada cual se dedique a lo suyo. En las empresas en las que he trabajado con anterioridad, este proceso de recibir pedidos de los comerciales era bastante normal, consumiendo muchísimo tiempo que debía destinarse a otra cosa, tanto por mi parte, como por parte del comercial.
– Las variantes en este mismo ejemplo pueden ser muchas. Imaginemos que el comercial quiere hacerle una oferta con productos que están próximos a caducar. Si esta información no está disponible en el ERP, si puede estarlo en un hoja de Excel o de pdf que podemos colgar con regularidad en una carpeta de Dropbox, así los comerciales pueden tener acceso la última versión de este documento tan importante en las empresas de perecederos. Para ello solo necesitamos una carpeta en Dropbox compartida por los miembros de la empresa y una Tablet con acceso a redes 3G.
Una vez que el comercial visualiza este documento de artículos próximos a caducar, puede acceder al historial de compras del cliente en el ERP de la empresa, y ver si es posible venderle algún producto. Si el cliente accede, incluso podemos modificar la hoja de cálculo al instante, y así no confundiremos al resto del equipo.
– No debemos centrarnos únicamente en programas de gestión. Hay aplicaciones que permiten convertir un teléfono o una Tablet en un datafono, y recibir pagos con tarjeta. Imaginemos a nuestros repartidores cobrando directamente con estos dispositivos, sin recibir dinero en metálico. Sin riesgo de que cobren mal las cantidades, de que devuelvan mal los cambios, de que lo pierdan, de que se lo roben, o de que lo roben.
También hay aplicaciones que permiten visualizar desde una Tablet o un ordenador el recorrido de los camiones de reparto, la velocidad, los tiempos de espera, la temperatura de la carga, etc. El responsable de logística puede visualizar todos estos parámetros desde su oficina, o desde cualquier lugar mediante una Tablet. Así con estos datos también podemos optimizar el recorrido de nuestros camiones, pues este recorrido se graba y se puede visualizar en un mapa.
También existen aplicaciones que permiten ver una cosa parecida, pero con la ruta de los comerciales. Aparte de una evidente función de control, también podemos aprovechar estas aplicaciones para optimizar su ruta, gestionando mejor las visitas, además de saber si le estamos dedicando demasiado tiempo a clientes poco importantes, mientras que estamos abandonando a clientes más importantes.
Como vemos, las posibilidades son inmensas. Con una mínima inversión, nuestra empresa puede ser mucho más eficiente, competitiva, coordinada y ágil. Podemos gestionar prácticamente todos los campos de la empresa desde nuestra oficina o desde una reunión a 500 kms. Podemos gestionar una flota de varios camiones y varios comerciales en tiempo real, saber que hacen y donde están. Podemos evitar que los repartidores cobren en metálico, sin necesidad de llevar varios dispositivos, tan sólo con el teléfono de empresa. Podemos responder con agilidad, y toda la empresa a la vez, antes los imprevistos, saliendo fortalecidos de esas situaciones. Podemos impresionar a los clientes con nuestras presentaciones. Y todo esto por un coste comparado realmente bajo.
En Liberaris.com trabajamos para convertirnos en la empresa de referencia en soluciones tecnológicas aplicadas a la empresa, y junto con nuestros colaboradores, podemos asesorarles sobre el mejor producto y software para su empresa.
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